Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Nasıl Hazırlanır?

Aşırı düşük teklif açıklaması nasıl hazırlanır? Önemli teklif bileşenleri, gerekli belgeler, süreler ve sık yapılan hataları inceleyin.

Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Nasıl Hazırlanır?

Kamu ihalelerinde teklif tutarı hesaplanan sınır değerin altında kalan isteklilerden, ihale dokümanındaki düzenlemeye bağlı olarak aşırı düşük teklif açıklaması istenebilir. Bu açıklamanın temel amacı, teklif edilen bedelle ihale konusu işin eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilebileceğinin somut verilerle ortaya konulmasıdır.

Aşırı düşük teklif açıklaması yalnızca düşük fiyatın nedenini anlatan genel bir yazı değildir. Açıklamanın; idarenin sorguladığı önemli teklif bileşenlerini, maliyet hesaplarını, fiyat dayanaklarını ve tevsik edici belgeleri birbiriyle uyumlu şekilde içermesi gerekir.

Eksik belge sunulması, açıklama istenen bir maliyet unsurunun karşılıksız bırakılması veya hesaplamalarla teklif bedeli arasında uyumsuzluk bulunması teklifin reddedilmesine neden olabilir. Bu nedenle açıklama süreci, teklif verilirken yapılan maliyet çalışmasının devamı olarak ele alınmalıdır.

Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Nedir?

Aşırı düşük teklif açıklaması, sınır değerin altında kalan teklifin ekonomik ve teknik açıdan uygulanabilir olduğunu göstermek amacıyla istekli tarafından hazırlanan belge ve hesaplamalar bütünüdür.

İhale komisyonu, açıklama talebinde isteklinin teklifinde önemli gördüğü maliyet bileşenlerini belirtir. İstekli de bu bileşenlerin hangi tutarlar üzerinden hesaplandığını, fiyatların hangi belgelere dayandığını ve toplam teklif bedeli içerisinde nasıl karşılandığını açıklar.

Açıklamada temel olarak şu sorulara cevap verilmesi beklenir:

• İş hangi yöntemle ve hangi kaynaklarla gerçekleştirilecektir?
• Malzeme, işçilik, araç, makine ve ekipman maliyetleri nasıl hesaplanmıştır?
• Kullanılan fiyatlar hangi belge veya rayiçlere dayanmaktadır?
• Teklif bedeli, işin bütün maliyetlerini karşılamakta mıdır?
• Hesaplamalar birim fiyat teklif cetveliyle uyumlu mudur?
• Vergiler, sözleşme giderleri ve diğer zorunlu maliyetler dikkate alınmış mıdır?

Açıklamanın başarılı sayılabilmesi için yalnızca düşük fiyat avantajının ifade edilmesi yeterli değildir. Bu avantajın nasıl oluştuğu ve ihale konusu işe nasıl yansıtıldığı belgeyle desteklenmelidir.

Açıklama Talebi Geldiğinde İlk Olarak Ne Yapılmalıdır?

Aşırı düşük teklif açıklama talebi EKAP üzerinden tebliğ edildiğinde öncelikle yazının tamamı dikkatle incelenmelidir. Açıklamanın hazırlanmasına başlamadan önce hangi teklif bileşenlerinin sorgulandığı, son gönderim tarihi, ihale kısmı ve varsa ekli analiz tabloları belirlenmelidir.

İlk aşamada şu kontroller yapılmalıdır:

1. Açıklama talebinin tebliğ tarihi belirlenmelidir.
2. Son açıklama tarihi ve saati kontrol edilmelidir.
3. Açıklamanın ihalenin tamamına mı, belirli bir kısmına mı ilişkin olduğu anlaşılmalıdır.
4. İdarenin açıklanmasını istediği önemli teklif bileşenleri liste hâline getirilmelidir.
5. Yapım işlerinde ekli iş kalemleri ve analiz girdileri incelenmelidir.
6. Teklif hazırlanırken kullanılan maliyet dosyaları yeniden kontrol edilmelidir.
7. Eksik fiyat teklifi, analiz veya belge bulunup bulunmadığı tespit edilmelidir.

Açıklama talebinde yer almayan maliyet unsurlarına ilişkin gereksiz belge kalabalığı oluşturmak yerine, idarenin sorguladığı bileşenlere odaklanmak daha doğru bir yaklaşım olacaktır.

Aşırı Düşük Teklif Açıklama Süresi Ne Kadardır?

Açıklama süresi, ihale türüne göre değişir. Güncel düzenlemeye göre açıklamanın sunulması için verilen süre, bildirim tarihini izleyen günden itibaren:

• Yapım işi ihalelerinde beş iş gününden az olamaz.
• Hizmet ve mal alımı ihalelerinde üç iş gününden az olamaz.

İdare bu sürelerden daha uzun bir süre belirleyebilir. Esas alınması gereken tarih, EKAP üzerinden gönderilen açıklama talep yazısında belirtilen son teslim tarihidir.

Açıklamanın son gün hazırlanması önemli riskler oluşturabilir. Belgelerin e-imza ile imzalanması, dosyaların EKAP’a yüklenmesi ve sistemsel kontroller zaman alabileceği için çalışma mümkün olduğunca erken tamamlanmalıdır.

Belirlenen tarihin yarım mesai gününe denk gelmesi hâlinde son gönderim saati farklı olabilir. Bu nedenle yalnızca güne değil, açıklama talebinde belirtilen saate de dikkat edilmelidir.

İdare Hangi Bileşenlerin Açıklanmasını İsteyebilir?

İdare, teklifin tamamındaki her maliyet unsurunu açıklatmak zorunda değildir. İşin niteliği ve teklif yapısı bakımından önemli gördüğü bileşenleri belirleyerek açıklama talep eder.

Hizmet ve mal alımı ihalelerinde açıklanması istenen önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde açık, net ve tek tek belirtilmesi gerekir.

İşin türüne göre önemli teklif bileşenleri şunlar olabilir:

• İşçilik maliyetleri
• Malzeme giderleri
• Araç kiralama veya amortisman giderleri
• Akaryakıt maliyetleri
• Makine ve ekipman giderleri
• Nakliye maliyetleri
• Yemek, giyim veya koruyucu ekipman giderleri
• Sigorta giderleri
• Bakım ve onarım maliyetleri
• Vergi, resim ve sözleşme giderleri
• İhale konusu işe özgü diğer önemli maliyetler

Yapım işi ihalelerinde ise idare tarafından sorgulamaya konu iş kalemleri, iş grupları, analiz girdileri ve varsa özel veya paçal iş kalemleri belirlenebilir.

Açıklama Dosyası Nasıl Planlanmalıdır?

Aşırı düşük teklif açıklamasının düzenli ve kolay incelenebilir olması, ihale komisyonunun değerlendirmesini kolaylaştırır. Belgelerin gelişigüzel sıralanması yerine açıklama talebindeki bileşenlerle aynı sırada sunulması yararlı olacaktır.

Açıklama dosyası genel olarak şu bölümlerden oluşturulabilir:

1. Üst yazı ve açıklama özeti
2. Açıklama talebindeki önemli teklif bileşenleri listesi
3. Teklif bedelinin maliyet dağılım tablosu
4. Her bileşene ilişkin ayrıntılı hesaplama
5. Fiyat teklifleri ve dayanak belgeler
6. İşçilik maliyeti hesapları
7. Araç, makine veya ekipman hesapları
8. Malzeme ve nakliye hesapları
9. Kamu kurumlarının yayımladığı rayiç veya birim fiyatlar
10. Genel kontrol ve toplam teklif uyum tablosu

Her bölümün başında hangi teklif bileşenine ilişkin açıklama yapıldığı açıkça belirtilmelidir. Böylece sunulan belgenin hangi maliyet unsurunu tevsik ettiği konusunda tereddüt oluşması önlenebilir.

Açıklama Üst Yazısında Neler Bulunmalıdır?

Açıklama dosyasının başında kısa ve açık bir üst yazıya yer verilebilir. Bu yazıda ihale bilgileri, istekli bilgileri ve açıklamanın hangi talep üzerine hazırlandığı belirtilmelidir.

Üst yazıda şu bilgilere yer verilmesi uygun olabilir:

• İhale kayıt numarası
• İhalenin adı
• İsteklinin ticaret unvanı
• Teklif tarihi
• Açıklama talebinin tarih ve sayısı
• Varsa açıklama yapılan ihale kısmı
• Toplam teklif bedeli
• Eklerin kısa listesi

Üst yazıda genel ifadelerle teklifin uygun olduğu belirtilse bile esas değerlendirme, ekli maliyet hesapları ve belgeler üzerinden yapılacaktır.

Teklif Bedeli Maliyet Dağılım Tablosu Nasıl Hazırlanır?

Açıklamanın en önemli bölümlerinden biri, toplam teklif bedelinin hangi maliyetlerden oluştuğunu gösteren maliyet dağılım tablosudur.

Bu tabloda açıklama istenen bütün bileşenler ayrı satırlarda gösterilmeli ve toplam tutar teklif bedeliyle uyumlu olmalıdır.

Maliyet Bileşeni	Açıklanan Tutar	Dayanak Belge
İşçilik giderleri	1.250.000 TL	İşçilik hesap cetveli
Malzeme giderleri	820.000 TL	Fiyat teklifleri ve rayiçler
Araç ve ekipman giderleri	430.000 TL	Kiralama teklifi ve hesap cetveli
Akaryakıt giderleri	210.000 TL	Tüketim hesabı ve fiyat dayanağı
Sözleşme ve diğer giderler	90.000 TL	Gider hesap tablosu
Toplam teklif bedeli	2.800.000 TL	Toplam maliyet tablosu

Tablodaki tutarların alt hesaplamalar ve ekli belgelerle aynı olması gerekir. Bir belgede 200.000 TL olarak gösterilen maliyetin özet tabloda farklı yazılması açıklamanın güvenilirliğini zedeleyebilir.

İşçilik Maliyeti Nasıl Açıklanır?

İşçilik gideri bulunan ihalelerde personel sayısı, çalışma süresi, ücret seviyesi ve işveren maliyetleri ayrı ayrı hesaplanmalıdır.

İşçilik açıklamasında şu bilgiler bulunabilir:

• Personel sayısı
• Çalışılacak gün veya ay sayısı
• Brüt ücret tutarı
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışmaları
• Fazla çalışma süreleri
• Yemek ve yol giderleri
• İşveren sigorta primi
• Varsa kısa vadeli sigorta prim oranı
• Diğer zorunlu işçilik maliyetleri

İşçilik maliyetinin ilgili mevzuat ve ihale dokümanında öngörülen asgari tutarların altında olmaması gerekir.

Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarında dahi teklif cetvelinde personel için ayrı satır bulunabilir. Böyle durumlarda personel maliyetinin sözleşme giderleri ve genel giderler dâhil asgari işçilik maliyetinin altında hesaplanmaması önemlidir.

Malzeme Fiyatları Nasıl Tevsik Edilir?

Malzeme giderleri, ihale konusu işin önemli bir bölümünü oluşturuyorsa her malzemenin miktarı, birim fiyatı ve toplam maliyeti gösterilmelidir.

Malzeme fiyatlarının tevsikinde kullanılabilecek yöntemler, ihale türüne ve güncel mevzuata göre değişebilir. Kullanılan belgenin açıklanan malzeme, miktar ve dönemle uyumlu olması gerekir.

Malzeme açıklamasında şu unsurların bulunması yararlı olacaktır:

• Malzemenin açık tanımı
• Teknik özelliği veya ölçüsü
• Kullanılacak miktar
• Birim fiyat
• Toplam maliyet
• Fiyatın dayandığı belge
• Nakliye veya teslim koşulu

Fiyat teklifinde yer alan ürün ile ihale dokümanında istenen ürünün teknik olarak aynı olması gerekir. Benzer isimli ancak farklı özellikte bir ürünün fiyatının kullanılması açıklamanın reddedilmesine yol açabilir.

Fiyat Teklifleri Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri, aşırı düşük teklif açıklamalarında sıklıkla kullanılan belgeler arasındadır. Ancak fiyat teklifinin yalnızca imzalı bir kâğıt olarak sunulması yeterli olmayabilir.

Fiyat teklifinin:

• Açıklanan ürün veya hizmeti açıkça tanımlaması
• Miktar ve birim fiyat bilgisi içermesi
• Vergi dâhil veya hariç durumunu göstermesi
• Teslim ve nakliye koşullarını belirtmesi
• İhale konusu işle uyumlu olması
• İlgili mevzuatta aranan ibare ve onayları taşıması
• Tarih ve dönem bakımından uygun olması

gerekir.

Fiyat teklifini veren firmanın faaliyet alanının teklif konusu mal veya hizmetle uyumlu olması da önemlidir. Faaliyet konusu dışında kalan bir ürün veya hizmet için alınan teklifin tevsik edici niteliği tartışmalı hâle gelebilir.

Araç ve Makine Giderleri Nasıl Açıklanır?

Araç, iş makinesi veya ekipmanın kiralık ya da isteklinin kendi malı olmasına göre farklı hesaplama yöntemleri uygulanabilir.

Kiralık araç veya ekipman kullanılması hâlinde:

• Kiralama süresi
• Aylık veya günlük kira bedeli
• Bakım giderinin kime ait olduğu
• Akaryakıtın fiyata dâhil olup olmadığı
• Şoför veya operatör giderleri
• Sigorta ve vergi yükümlülükleri

açıklanmalıdır.

İsteklinin kendi malı olan araç ve makinelerde ise amortisman, bakım, sigorta, lastik, yedek parça ve benzeri giderlerin teklif içerisindeki karşılığı gösterilebilir.

Araç sayısı ve kullanım süresi, teknik şartnamede öngörülen çalışma programıyla uyumlu olmalıdır. İhale dokümanında on araç istenirken maliyet hesabının sekiz araç üzerinden yapılması açıklamanın yetersiz bulunmasına neden olabilir.

Akaryakıt Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Akaryakıt maliyetinin açıklanmasında yalnızca litre fiyatının gösterilmesi yeterli değildir. Toplam tüketimin nasıl hesaplandığı da ortaya konulmalıdır.

Akaryakıt hesabında şu veriler kullanılabilir:

• Araç veya makine sayısı
• Günlük çalışma süresi
• Toplam çalışma günü
• Saatlik veya kilometre başına tüketim
• Toplam kilometre veya çalışma saati
• Birim akaryakıt fiyatı
• Toplam akaryakıt gideri

Tüketim değerleri araçların teknik özellikleri ve ihale konusu işin çalışma koşullarıyla uyumlu olmalıdır. Gerçekçi olmayan düşük tüketim miktarları, toplam teklifin uygulanabilirliğini zayıflatabilir.

Nakliye Giderleri Nasıl Açıklanır?

Malzemenin iş yerine taşınması gereken yapım veya hizmet işlerinde nakliye gideri önemli bir teklif bileşeni olabilir.

Nakliye hesabında:

• Taşınacak malzemenin miktarı
• Yükleme ve boşaltma noktaları
• Taşıma mesafesi
• Kullanılacak araç türü
• Sefer sayısı
• Birim taşıma bedeli
• Toplam nakliye maliyeti

gösterilmelidir.

Malzeme fiyatı teslim dâhil alınmışsa aynı maliyet için ayrıca nakliye gideri eklenmemelidir. Tersi durumda malzeme fiyatı iş yeri teslimini içermiyorsa nakliye maliyetinin hesaba katılması gerekir.

Yapım İşlerinde Aşırı Düşük Teklif Açıklaması

Yapım işi ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamaları, iş kalemleri ve analiz girdileri üzerinden daha ayrıntılı bir yapıya sahiptir.

İdare, açıklama talebi ekinde:

• Açıklama istenen iş kalemlerini veya iş gruplarını
• Açıklama istenmeyen analiz girdilerini
• Varsa özel veya paçal iş kalemi analizlerini

istekliye bildirir.

İstekli, sorgulamaya konu iş kalemlerine ilişkin analizlerini hazırlarken malzeme, işçilik, makine, nakliye ve yardımcı girdileri dikkate almalıdır.

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yayımlanan güncel birim fiyat ve rayiçlerin kullanılması hâlinde, ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu aya ait yayımlanmış değerler esas alınmalıdır. İlgili ayın rayiçleri henüz yayımlanmamışsa son yayımlanan birim fiyat ve rayiçler dikkate alınabilir.

Analizlerde kullanılan miktarlarla teknik şartname, proje ve birim fiyat teklif cetveli arasında uyum bulunmalıdır.

Hizmet Alımlarında Aşırı Düşük Teklif Açıklaması

Hizmet alımı ihalelerinde açıklama, işin niteliğine göre farklı maliyet bileşenleri içerebilir. Araç kiralama, temizlik, taşıma, güvenlik, bakım veya yemek hizmetlerinde aynı belge yapısının kullanılması doğru değildir.

Örneğin araç kiralama hizmetinde araç, yakıt, bakım, sigorta ve personel maliyetleri önemliyken malzemeli yemek hizmetinde gıda girdileri, işçilik, enerji ve menü maliyetleri öne çıkabilir.

Hizmet alımı açıklamasında:

• İhale konusu hizmetin çalışma modeli
• Personel ve vardiya planı
• Araç veya ekipman kullanım planı
• Malzeme tüketim miktarları
• Sözleşme süresi boyunca oluşacak toplam maliyet
• İdarenin açıklanmasını istediği diğer bileşenler

bir bütün hâlinde değerlendirilmelidir.

Malzemeli Yemek Hizmetlerinde Açıklama

Malzemeli yemek hizmet alımlarında açıklama süreci, örnek menü ve ana girdi maliyetleri üzerinden yürütülebilir. Güncel düzenlemelerle bu alandaki açıklama sürecine yönelik e-formlar yenilenmiştir.

İsteklinin:

• Örnek öğün menüsünü
• Menüdeki ana girdileri
• Girdi gramajlarını
• Birim fiyatları
• Toplam öğün maliyetini
• İşçilik ve diğer giderleri

uyumlu şekilde göstermesi gerekir.

Menüde yer alan ürünlerle açıklama tablosundaki ürünlerin aynı olması, gramajların teknik şartnameye uygun bulunması ve toplam maliyetin teklif bedeliyle uyumlu olması önemlidir.

Kâr Öngörülmesi Zorunlu mudur?

Aşırı düşük teklif açıklamasında belirli bir oranda kâr gösterilmesi her durumda zorunlu olmayabilir. Ancak teklif bedelinin bütün zorunlu maliyetleri karşılaması gerekir.

İstekli düşük kârla veya kârsız teklif vermiş olsa bile işçilik, malzeme, araç, vergi, sigorta ve sözleşme giderlerini eksik hesaplayamaz.

Teklifin yalnızca “firma kârından vazgeçildiği” gerekçesiyle açıklanması, maliyet unsurlarının nasıl karşılandığını göstermiyorsa yeterli kabul edilmeyebilir.

Belgeler Arasında Tutarlılık Nasıl Sağlanır?

Açıklama dosyasındaki bütün tablolar, fiyat teklifleri ve hesaplamalar birbirini doğrulamalıdır.

Gönderim öncesinde şu kontroller yapılmalıdır:

• Özet maliyet tablosu toplamı teklif bedeline eşit mi?
• Birim fiyat teklif cetveliyle açıklama tabloları uyumlu mu?
• Fiyat tekliflerindeki birim fiyatlar hesaplamalara doğru aktarılmış mı?
• Miktar ve süre bilgileri teknik şartnameyle aynı mı?
• Vergi dâhil ve hariç fiyatlar karıştırılmış mı?
• Nakliye veya teslim gideri iki kez hesaplanmış mı?
• İşçilik süresi sözleşme süresiyle uyumlu mu?
• Belge tarihleri ve onayları uygun mu?

Bir tabloda yer alan küçük bir rakam farklılığı, tüm açıklamanın güvenilirliği konusunda şüphe oluşturabilir. Bu nedenle dosya gönderilmeden önce mali ve teknik kontrol ayrı kişiler tarafından yapılabilir.

Aşırı Düşük Teklif Açıklamasında Sık Yapılan Hatalar

Açıklamanın reddedilmesine neden olabilecek yaygın hatalar şunlardır:

• Açıklama istenen bileşenlerden birinin hiç açıklanmaması
• Genel ifadeler kullanılıp somut hesaplama sunulmaması
• Toplam maliyet ile teklif bedelinin uyuşmaması
• Fiyat teklifinin yanlış ürün veya hizmete ait olması
• Teknik şartnamedeki miktarların eksik kullanılması
• İşçilik maliyetinin mevzuatın altında hesaplanması
• Nakliye, bakım veya sigorta giderlerinin unutulması
• Belge tarihlerinin açıklama dönemine uygun olmaması
• Kısmi ihalede yanlış kısma ait verilerin kullanılması
• Açıklamanın süresinden sonra gönderilmesi
• EKAP üzerinden e-imza işleminin tamamlanmaması
• Fiyat tekliflerinin gerekli mesleki onayları taşımaması

Açıklamanın reddedilmesi çoğu zaman fiyatın düşük olmasından değil, düşük fiyatın mevzuata uygun belgelerle kanıtlanamamasından kaynaklanır.

EKAP Üzerinden Gönderim Yapılırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Aşırı düşük teklif açıklaması, talep yazısında belirtilen süre içerisinde EKAP üzerinden e-imza ile gönderilmelidir.

Gönderim öncesinde:

• Dosya adları anlaşılır şekilde düzenlenmelidir.
• Belgeler okunabilir kalitede taranmalıdır.
• Eksik sayfa bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.
• Dosya boyutları EKAP yükleme sınırlarına uygun olmalıdır.
• Elektronik imza çalışır durumda olmalıdır.
• Yüklenen belgeler sistem üzerinden tekrar görüntülenmelidir.
• Gönderimin başarıyla tamamlandığı teyit edilmelidir.

Dosyanın sisteme yüklenmiş olması, gönderim işleminin tamamlandığı anlamına gelmeyebilir. E-imza ve gönderim onayının son aşamaya kadar tamamlanması gerekir.

Açıklama Reddedilirse Ne Yapılabilir?

İhale komisyonu açıklamayı uygun bulmazsa teklif değerlendirme dışı bırakılabilir. İstekli, kesinleşen ihale kararında veya ilgili bildirimde ret gerekçesini incelemelidir.

Ret gerekçesinin mevzuata aykırı olduğu düşünülüyorsa ihale sürecindeki başvuru süreleri dikkate alınarak şikâyet ve itirazen şikâyet yolları değerlendirilebilir.

Başvuru yapılmadan önce:

• Açıklama talep yazısı
• Sunulan açıklama dosyası
• İhale komisyonu kararı
• Ret gerekçesi
• İhale dokümanı
• İlgili mevzuat düzenlemeleri

birlikte incelenmelidir.

Başvuru sürelerinin kısa olabileceği unutulmamalı ve bildirim tarihleri dikkatle takip edilmelidir.

Açıklama Hazırlarken Kullanılabilecek Kontrol Listesi

Açıklama gönderilmeden önce aşağıdaki kontrol listesi kullanılabilir:

• Açıklama talebindeki bütün bileşenler karşılandı mı?
• Son teslim tarihi ve saati kontrol edildi mi?
• Toplam açıklanan maliyet teklif bedeliyle uyumlu mu?
• İşçilik hesapları güncel mi?
• Malzeme miktarları teknik şartnameye uygun mu?
• Araç ve ekipman sayıları doğru mu?
• Akaryakıt ve nakliye hesapları gerçekçi mi?
• Fiyat teklifleri gerekli bilgileri içeriyor mu?
• Bütün belgeler imzalı ve onaylı mı?
• Kısmi ihalede doğru kısma ait belgeler kullanıldı mı?
• Dosyalar EKAP’a eksiksiz yüklendi mi?
• E-imza ile gönderim tamamlandı mı?

Sınır Değer Hesabı Açıklama Sürecine Nasıl Katkı Sağlar?

Aşırı düşük teklif açıklaması süreci, teklifin sınır değerin altında kaldığının anlaşılmasıyla başlar. Bu nedenle teklif verilmeden önce sınır değerin yaklaşık olarak hesaplanması, isteklinin olası açıklama sürecine hazırlıklı olmasına yardımcı olabilir.

Sınır Değer Hesabı üzerinden yapım ve hizmet alımı ihaleleri için online sınır değer hesaplama yapılabilir. Yaklaşık maliyet, teklif tutarları ve ilgili katsayılar girilerek teklifin sınır değer karşısındaki durumu değerlendirilebilir.

Teklif açma tutanağı veya kısımlı ihale tutanağı yüklenerek tekliflerin daha hızlı işlenmesi, manuel veri girişinden kaynaklanabilecek hataların azaltılmasına katkı sağlayabilir.

Kısımlı ihalelerde ilgili kısmın seçilerek ayrı hesaplama yapılması, hangi kısım bakımından aşırı düşük teklif açıklaması gündeme gelebileceğinin daha doğru değerlendirilmesini sağlar.

Açıklama Dosyası Teklif Hazırlanırken Oluşturulmalıdır

Aşırı düşük teklif açıklamasının yalnızca sorgulama yazısı geldikten sonra hazırlanması önemli zaman baskısı oluşturabilir. En sağlıklı yöntem, teklif hazırlanırken bütün maliyet dayanaklarının ayrı bir dosyada toplanmasıdır.

Teklif aşamasında:

• Kullanılan bütün fiyat teklifleri saklanmalı
• İşçilik hesapları arşivlenmeli
• Araç ve ekipman maliyetleri kayıt altına alınmalı
• Malzeme miktarlarıyla teknik şartname eşleştirilmeli
• Nakliye ve akaryakıt hesapları hazırlanmalı
• Teklif bedelinin maliyet dağılımı oluşturulmalı

Böylece açıklama talebi geldiğinde yeni bir maliyet yapısı oluşturmak yerine, teklifin hazırlanmasında kullanılan gerçek veriler mevzuata uygun biçimde düzenlenebilir.

Aşırı düşük teklif açıklamasında temel hedef, teklifin düşük olmasını savunmak değil, teklif bedeliyle işin yapılabilir olduğunu açık, ölçülebilir ve belgelenebilir şekilde göstermektir. Başarılı bir açıklama; doğru maliyet hesabı, uygun belgeler, tablolar arasındaki tutarlılık ve süresinde yapılan EKAP gönderiminin birlikte sağlanmasıyla hazırlanır.