Sınır değer hesabına hangi tekliflerin dahil edildiğini; geçerli teklif, yüzde 40-120 ve hizmet alımlarındaki yüzde 60 kurallarıyla öğrenin.
Sınır Değer Hesabına Hangi Teklifler Dahil Edilir?
Kamu ihalelerinde sınır değer hesaplamasının doğru yapılabilmesi için yalnızca formülün bilinmesi yeterli değildir. Hesaplamada hangi tekliflerin kullanılacağı, hangi tekliflerin değerlendirme dışında bırakılacağı ve geçerli olmasına rağmen hangi tekliflerin ortalama hesabına alınmayacağı da doğru şekilde belirlenmelidir.
Özellikle yapım işleri ile hizmet alımı ihalelerinde farklı hesaplama kuralları uygulanır. Bu nedenle bir ihale türü için geçerli olan teklif aralığının başka bir ihale türünde doğrudan kullanılması hatalı sınır değer hesaplanmasına neden olabilir.
Sınır değer hesabına başlanmadan önce tekliflerin ihale mevzuatına göre değerlendirilmesi, geçerli tekliflerin belirlenmesi ve ardından ihale türüne uygun hesaplama yönteminin uygulanması gerekir.
Geçerli Teklif Ne Anlama Gelir?
Sınır değer hesabında temel alınan ilk kavram geçerli tekliftir. İhaleye sunulan her fiyat teklifi otomatik olarak sınır değer hesabına dahil edilmez. Öncelikle isteklilerin sunduğu belgeler, teklif mektupları, geçici teminatları, yeterlik bilgileri ve ihale dokümanında belirlenen diğer koşullar ihale komisyonu tarafından incelenir.
Yapılan değerlendirme sonucunda ihale dışı bırakılmasına karar verilmeyen teklifler geçerli teklif olarak kabul edilir. Başka bir ifadeyle yalnızca fiyat sunulmuş olması, o teklifin sınır değer hesabında kullanılacağı anlamına gelmez.
Bir isteklinin teklifinin sınır değer hesabına alınabilmesi için öncelikle ihale sürecindeki yeterlik ve uygunluk değerlendirmelerini geçmesi gerekir. Belgeleri veya yeterlik koşulları uygun olmadığı için değerlendirme dışı bırakılan bir teklif, fiyatı hesaplama aralığında bulunsa bile sınır değer hesabına katılmaz.
Geçerli Teklif ile Hesaplamaya Dahil Edilen Teklif Aynı Şey Değildir
Sınır değer hesaplamalarında en sık karıştırılan konulardan biri, geçerli teklif ile hesaplamaya dahil edilen teklif kavramlarının aynı kabul edilmesidir.
Bir teklif ihale mevzuatı bakımından geçerli olabilir ancak sınır değer formülünde kullanılan belirli aralıkların dışında kaldığı için ortalama hesabına dahil edilmeyebilir. Bu durum teklifin otomatik olarak geçersiz olduğu veya ihale dışı bırakıldığı anlamına gelmez.
Örneğin yapım işi ihalelerinde yaklaşık maliyetin yüzde 120’sinin üzerinde kalan bir teklif, sınır değer hesabının ilk ortalama aşamasına alınmayabilir. Ancak bu durum tek başına söz konusu teklifin geçersiz sayılmasına neden olmaz. Teklifin geçerliliği ile sınır değer hesabındaki etkisi ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Yapım İhalelerinde Hangi Teklifler Hesaba Dahil Edilir?
Yapım işleri ihalelerinde sınır değer hesabı yapılırken öncelikle geçerli teklifler belirlenir. Daha sonra bu teklifler yaklaşık maliyetle karşılaştırılır.
İlk hesaplama aşamasında yaklaşık maliyetin yüzde 40’ından düşük ve yüzde 120’sinden yüksek olan geçerli teklifler aritmetik ortalama hesabına dahil edilmez. Yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ile yüzde 120’si arasında kalan geçerli teklifler üzerinden ilk ortalama hesaplanır.
Bu kapsamda:
- Yaklaşık maliyetin yüzde 40’ından düşük teklifler ilk ortalamaya dahil edilmez.
- Yaklaşık maliyetin yüzde 120’sinden yüksek teklifler ilk ortalamaya dahil edilmez.
- Yüzde 40 ile yüzde 120 aralığında kalan geçerli teklifler ilk hesaplamaya alınır.
- Geçersiz teklifler, fiyatları bu aralıkta olsa bile hesaplamaya katılmaz.
Yüzde 40 ve yüzde 120 sınırlarına eşit olan teklifler, alt veya üst sınırın dışında kabul edilmez. Dolayısıyla diğer geçerlilik koşullarını sağlamaları halinde hesaplamaya dahil edilebilir.
İlk Ortalama Hesabından Sonra Ne Yapılır?
Yapım sınır değer hesaplaması yalnızca yüzde 40 ile yüzde 120 arasındaki tekliflerin basit ortalamasının alınmasından oluşmaz. İlk ortalamanın hesaplanmasının ardından tekliflerin standart sapması belirlenir.
İlk aritmetik ortalamadan standart sapma çıkarılarak alt sınır, standart sapma eklenerek üst sınır oluşturulur. Bu yeni aralık içerisinde kalan teklifler kullanılarak ikinci bir aritmetik ortalama hesaplanır.
Bu nedenle yapım ihalesinde bir teklif yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ile yüzde 120’si arasında bulunsa bile standart sapma sonucunda oluşan ikinci aralığın dışında kalabilir. Böyle bir teklif ilk hesaplama aşamasına katılmış olsa da ikinci ortalamanın hesaplanmasında kullanılmayabilir.
Yapım sınır değer hesabında tekliflerin dahil edilme süreci genel olarak şu şekilde ilerler:
- İhale komisyonu tarafından geçerli teklifler belirlenir.
- Yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ile yüzde 120’si arasındaki teklifler seçilir.
- Seçilen tekliflerin ilk aritmetik ortalaması hesaplanır.
- Tekliflerin standart sapması bulunur.
- Ortalama ile standart sapmaya göre yeni teklif aralığı oluşturulur.
- Yeni aralıkta kalan tekliflerin ikinci aritmetik ortalaması hesaplanır.
- Yaklaşık maliyet, ikinci ortalama ve N katsayısı kullanılarak sınır değer belirlenir.
Yüzde 40 ile Yüzde 120 Arasında Teklif Bulunmazsa Ne Olur?
Yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ile yüzde 120’si arasında geçerli teklif bulunmaması durumunda normal ortalama ve standart sapma aşamaları uygulanamaz. Bu durumda sınır değer, yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı olarak belirlenir.
Bu aralıkta yalnızca bir geçerli teklif bulunması halinde ise ikinci ortalama değeri bu tek teklif üzerinden oluşturulur. Bu özel durumlar, hesaplamanın teklif sayısına göre değişebileceğini gösterir.
Hizmet Alımı İhalelerinde Hangi Teklifler Dahil Edilir?
Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde kullanılan hesaplama yöntemi, yapım işi ihalelerinden farklıdır. Bu ihalelerde geçerli teklifler belirlendikten sonra yaklaşık maliyetin belirli oranları dikkate alınır.
Hizmet sınır değer hesabında teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük olan teklifler ile yaklaşık maliyetin üzerinde kalan teklifler formülde kullanılan teklif toplamına ve teklif sayısına dahil edilmez.
Buna göre personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarında genel hesaplama aralığı şu şekildedir:
- Yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük teklifler hesaplamaya dahil edilmez.
- Yaklaşık maliyetin üzerinde kalan teklifler hesaplamaya dahil edilmez.
- Yaklaşık maliyetin yüzde 60’ı ile yaklaşık maliyet arasında kalan geçerli teklifler hesaplamaya alınır.
- İhale komisyonu tarafından geçersiz bulunan teklifler hiçbir şekilde hesaba katılmaz.
Yaklaşık maliyetin yüzde 60’ının altında veya yaklaşık maliyetin üzerinde kalan bir teklifin sınır değer formülüne alınmaması, bu teklifin yalnızca bu nedenle geçersiz olduğu anlamına gelmez. Buradaki eleme, teklifin geçerlilik değerlendirmesinden çok sınır değer hesabında kullanılacak veri grubunun belirlenmesiyle ilgilidir.
Hizmet Alımlarında Teklif Sayısı Nasıl Belirlenir?
Hizmet sınır değer formülünde kullanılan teklif sayısı, ihaleye teklif veren toplam firma sayısı değildir. Aynı şekilde ilk oturumda fiyatı açıklanan tüm isteklilerin sayısı da doğrudan kullanılamaz.
Formüldeki teklif sayısı belirlenirken öncelikle geçerli teklifler tespit edilir. Daha sonra yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek teklifler hesaplama grubundan çıkarılır. Geriye kalan tekliflerin sayısı formülde kullanılır.
Örneğin bir ihaleye on firma teklif vermiş olabilir. Bu firmalardan ikisinin teklifi yeterlik değerlendirmesinde geçersiz bulunmuş, bir teklif yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük, bir teklif de yaklaşık maliyetin üzerinde kalmış olabilir. Böyle bir durumda hesaplamada on teklif değil, gerekli koşulları sağlayan altı teklif kullanılır.
Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Aynı Kural Uygulanır mı?
Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımları ile personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları aynı yöntemle değerlendirilmemelidir. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmetlerde sınır değerin belirlenmesinde işçilik maliyetleri ve ilgili giderler esas alınan farklı bir yapı bulunmaktadır.
Bu nedenle yaklaşık maliyetin yüzde 60’ı ile yaklaşık maliyet arasındaki tekliflerin kullanıldığı R katsayılı formül, her hizmet alımı ihalesine otomatik olarak uygulanmamalıdır. Öncelikle ihale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığı doğru şekilde belirlenmelidir.
Yaklaşık Maliyetin Üzerindeki Teklif Geçersiz midir?
Yaklaşık maliyetin üzerinde teklif verilmesi, teklifin kendiliğinden geçersiz olduğu anlamına gelmez. İhale komisyonu yaklaşık maliyetin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını, tekliflerin piyasa koşullarını yansıtıp yansıtmadığını ve kullanılabilir ödenek durumunu değerlendirerek karar verebilir.
Ancak bir teklifin ihale sürecinde geçerli kabul edilebilmesi ile sınır değer hesabına dahil edilmesi farklı konulardır. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı sınır değer hesabında yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler hesaplama grubuna alınmaz.
Yapım işi ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin yüzde 120’sinin üzerinde kalan geçerli teklifler ilk aritmetik ortalama hesabında kullanılmaz.
Yüzde 40, Yüzde 60 ve Yüzde 120 Oranları Karıştırılmamalıdır
Kamu ihalelerinde sınır değer hesabı yapılırken kullanılan oranlar ihale türüne göre değişir. En yaygın hesaplama hatalarından biri, yapım işi ihalesindeki yüzde 40 ve yüzde 120 aralığının hizmet alımı ihalesine uygulanması veya hizmet alımındaki yüzde 60 kuralının yapım işi hesabında kullanılmasıdır.
| İhale Türü | Hesaplamada Kullanılan Genel Teklif Aralığı |
|---|---|
| Yapım işi ihalesi | İlk aşamada yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ile yüzde 120’si arasındaki geçerli teklifler |
| Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı | Yaklaşık maliyetin yüzde 60’ı ile yaklaşık maliyet arasındaki geçerli teklifler |
Bu oranlar, tekliflerin geçerliliğine tek başına karar vermek amacıyla değil, sınır değer hesabında kullanılacak teklif grubunu oluşturmak amacıyla uygulanır.
Kısımlı İhalelerde Teklifler Nasıl Değerlendirilir?
Kısımlı ihalelerde sınır değer hesabı her kısım için ayrı ayrı yapılmalıdır. Bir isteklinin ihalenin tamamı için verdiği toplam tutarın doğrudan kullanılması doğru değildir.
Her kısmın yaklaşık maliyeti, o kısma teklif veren istekliler ve geçerli teklif tutarları ayrı olarak değerlendirilmelidir. Bir firmanın bir kısımdaki teklifi geçerli olurken başka bir kısımdaki teklifi değerlendirme dışı kalabilir.
Bu nedenle kısımlı sınır değer hesaplamasında:
- Her kısmın yaklaşık maliyeti ayrı kullanılmalıdır.
- Her kısma teklif veren firmalar ayrı belirlenmelidir.
- Geçerli teklif kontrolü kısım bazında yapılmalıdır.
- Teklif aralıkları her kısmın kendi yaklaşık maliyetine göre hesaplanmalıdır.
- Sınır değer sonucu her kısım için bağımsız olarak oluşturulmalıdır.
Sınır Değer Hesabında Teklif Seçimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Doğru sınır değer hesabı için teklif tutarlarının eksiksiz girilmesi kadar hangi tekliflerin seçildiği de önemlidir. Yanlış bir teklifin hesaplamaya eklenmesi veya dahil edilmesi gereken bir teklifin çıkarılması, sınır değerin değişmesine neden olabilir.
Hesaplama öncesinde şu kontroller yapılmalıdır:
- Teklifin ihale komisyonu tarafından geçerli kabul edilip edilmediği kontrol edilmelidir.
- İhalenin yapım işi mi yoksa hizmet alımı mı olduğu doğru seçilmelidir.
- Hizmet alımının personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığı belirlenmelidir.
- Yaklaşık maliyet doğru ve güncel tutarıyla kullanılmalıdır.
- Kısımlı ihalelerde her kısmın verileri birbirinden ayrılmalıdır.
- Geçerli teklif sayısı, ihaleye katılan toplam firma sayısıyla karıştırılmamalıdır.
- Hesaba dahil edilmeyen tekliflerin otomatik olarak geçersiz kabul edilmemesi gerekir.
Teklif Açma Tutanağı ile Otomatik Hesaplama
Teklif sayısının fazla olduğu ihalelerde geçerli tekliflerin manuel olarak ayrılması, tutarların tek tek yazılması ve hesaplama aralıklarının kontrol edilmesi zaman alabilir. Özellikle kısımlı ihalelerde her kısmın tekliflerinin ayrı değerlendirilmesi hata riskini artırır.
Sınır Değer Hesabı üzerinden yapım ve hizmet alımı ihaleleri için online sınır değer hesaplama işlemi gerçekleştirilebilir. Teklif açma tutanağı veya kısımlı ihale tutanağı kullanılarak veriler daha hızlı şekilde işlenebilir ve ilgili kısım seçilerek ayrı hesaplama yapılabilir.
Hesaplama yapılırken ihale türünün, yaklaşık maliyetin, geçerli tekliflerin ve kullanılacak katsayının doğru seçilmesi gerekir. Otomatik hesaplama araçları matematiksel işlem hatalarını azaltabilir ancak tekliflerin hukuki geçerliliğine ilişkin değerlendirmenin ihale dokümanı ve güncel mevzuat doğrultusunda yapılması önemlidir.
Hesaplamaya Başlamadan Önce Son Kontrol
Sınır değer hesabına yalnızca ihaleye sunulan fiyatları eklemek doğru bir yöntem değildir. Önce geçerli teklifler belirlenmeli, ardından ihale türüne göre uygulanması gereken yaklaşık maliyet aralıkları dikkate alınmalıdır.
Yapım işleri ihalelerinde yüzde 40 ve yüzde 120 aralığı ile standart sapma aşaması, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarında ise yüzde 60 ile yaklaşık maliyet arasındaki teklifler önem taşır.
Doğru teklif grubunun oluşturulması, hesaplanan sınır değerin güvenilirliği açısından formülün kendisi kadar önemlidir. Bu nedenle teklif sayısı, geçerli teklif tutarları, yaklaşık maliyet ve ihale türü birlikte kontrol edilerek hesaplama yapılmalıdır.