Teklif açma tutanağı, sınır değer hesabının bütün girdilerini taşıyan belgedir: istekliler, teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet. Ancak tutanakta görünen her teklif hesaba girmez. Bu rehber, tutanaktaki hangi alanın hangi hesap adımını beslediğini ve hangi okuma hatasının sonucu nasıl kaydırdığını anlatır.
Teklif Açma Tutanağı Hangi Bilgileri Taşır?
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 36 ncı maddesine göre ilk oturumda zarflar hazır bulunanlar önünde açılır; belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır.
Bu nedenle tutanak, sınır değer hesabı için gereken üç veriyi birlikte içerir: isteklilerin kimliği, teklif tutarları ve yaklaşık maliyet. Kısımlı ihalelerde bu veriler kısım bazında ayrı ayrı yer alır.
Kısa cevap: Tutanaktaki teklif tutarları ve yaklaşık maliyet, sınır değer hesabının girdisidir; ancak hangi teklifin hesaba gireceği, ilk oturumdaki tespitler ve 37 nci maddeye göre yapılan değerlendirme sonucunda belirlenir. Tutanakta yer almak, hesaba girmek anlamına gelmez.
İlk oturumda hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Yani tutanak bir değerlendirme değil, bir tespit belgesidir.
Tutanaktaki Hangi Alan Hangi Hesap Adımını Besler?
| Tutanaktaki alan | Beslediği hesap adımı |
|---|---|
| Yaklaşık maliyet | Yapımda yüzde 40 – yüzde 120 aralığı ve C değeri; hizmette yüzde 60 – yaklaşık maliyet aralığı ve ortalamaya eklenen terim |
| Teklif tutarları | Geçerli teklif listesi, birinci aritmetik ortalama, standart sapma |
| İstekli adı | Hangi teklifin hangi istekliye ait olduğu; kazananın belirlenmesi |
| Belge/teminat uygunsuzluğu tespiti | Değerlendirme dışı bırakılacak tekliflerin ayrılması |
| Kısım numarası | Her kısmın ayrı yaklaşık maliyeti ve ayrı teklif listesi |
Yaklaşık maliyet tek bir alan olmasına rağmen hesabın en belirleyici girdisidir: hem aralıkları hem de yapımda C değerini etkiler. Ayrıntı için yaklaşık maliyetin yüzde 40’ı ve yüzde 120’si ne anlama gelir rehberine bakabilirsiniz.
Tutanakta Görünen Her Teklif Hesaba Girmez
Kanun’un 37 nci maddesi, değerlendirmede öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceğini düzenler.
Bu ayıklamadan sonra kalan tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesine geçilir; yeterlik kriterleri, ihale dokümanına uygunluk ve birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenenler ile aritmetik hatalı teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
Sınır değer hesabı, bu değerlendirmeden geçen teklifler üzerinden yapılır. İkinci bir eleme daha vardır: geçerli olduğu hâlde yaklaşık maliyete göre belirlenen aralığın dışında kalan teklifler ortalamaya girmez — ama bu, teklifin geçersiz olduğu anlamına gelmez. Ayrım için sınır değer hesabına hangi teklifler dahil edilir rehberine bakın.
Bir Rakam Hatası Sonucu Ne Kadar Kaydırır?
Tutanaktan aktarım sırasında yapılan hata soyut bir risk değildir. Yaklaşık maliyeti 2.400.000,00 TL, R katsayısı 0,79 olan bir hizmet alımında teklifler 1.380.000,00 · 1.620.000,00 · 1.850.000,00 · 2.050.000,00 · 2.550.000,00 TL olsun.
| Durum | Sınır değer |
|---|---|
| Bütün teklifler doğru aktarıldı | 1.564.200,00 TL |
| 2.050.000,00 TL’lik teklif atlandı | 1.545.766,67 TL |
| Aynı teklif 205.000,00 TL olarak yazıldı (bir hane eksik) | 1.545.766,67 TL |
Tek bir tekliften kaynaklanan fark 18.433,33 TL’dir. Bu örnekte kazanan değişmemiştir; ancak sınır değere yakın teklif veren bir isteklinin bulunduğu ihalede aynı fark, aşırı düşük teklif sürecine kimin gireceğini değiştirebilir.
Hane hatasının etkisi dolaylıdır: 205.000,00 TL, yaklaşık maliyetin yüzde 60’ı olan 1.440.000,00 TL’nin altında kaldığı için hesaba hiç girmez; sonuç, teklifin tamamen atlanmasıyla aynı olur.
Tutanaktan Aktarırken Sık Yapılan Hatalar
| Hata | Sonucu |
|---|---|
| Binlik ayracı ile ondalık virgülün karıştırılması | Teklif aralık dışına düşer veya aşırı yüksek görünür |
| Bir teklifin iki kez yazılması | Ortalama o tutara doğru kayar, standart sapma daralır |
| Bir isteklinin atlanması | Ortalama ve sınır değer değişir |
| Değerlendirme dışı bırakılmış teklifin listeye eklenmesi | Hesap, olmaması gereken bir veriyle yapılır |
| Yaklaşık maliyetin KDV’li tutarla kullanılması | Bütün aralıklar kayar |
| Kısımlı ihalede toplam yaklaşık maliyetin kullanılması | Her kısım için ayrı olması gereken sonuç tek sonuca indirgenir |
Bu hata biçimlerinin genişletilmiş listesi ve tespit yöntemi için sınır değer neden farklı çıkar rehberine bakabilirsiniz.
Kısımlı İhalelerde Tutanak Nasıl Okunur?
Kısımlı ihalede tutanak, ihalenin tamamına ait tek bir teklif listesi gibi okunamaz. Her kısmın kendi yaklaşık maliyeti, kendi istekli listesi ve kendi teklif tutarları vardır.
Bir istekli birden fazla kısma teklif vermiş olabilir; bu durumda her teklif yalnızca kendi kısmının hesabında kullanılır. Bir kısımda değerlendirme dışı bırakılan istekli, başka bir kısımda geçerli teklif sahibi olabilir.
Kısım bazlı hesabın ayrıntısı için kısımlı ihalelerde sınır değer rehberine bakın.
Hesaba Başlamadan Önce Kontrol Listesi
- Yaklaşık maliyet, tutanakta okunan tutarla birebir aynı mı?
- Tutar KDV hariç mi?
- İlk oturumda belge veya teminat yönünden uygunsuz bulunan istekliler ayrıldı mı?
- Teklif sayısı, tutanaktaki istekli sayısıyla uyuşuyor mu?
- Tekrar eden veya atlanan teklif var mı?
- İhale türü doğru belirlendi mi; hizmet alımı personel çalıştırılmasına dayalı mı?
- Yapımda N, hizmette R katsayısı ihale dokümanı ve ilan tarihiyle uyumlu mu?
- Kısımlı ihalede yalnızca ilgili kısmın verileri mi kullanıldı?
Sık Sorulan Sorular
Tutanakta adı geçen her istekli sınır değer hesabına girer mi?
Hayır. İlk oturumda belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri, 37 nci maddeye göre değerlendirme dışı bırakılır ve hesaba alınmaz.
Yaklaşık maliyet tutanakta yer almıyorsa ne yapılır?
36 ncı madde, ilk oturumda istekliler ile teklif fiyatlarının yanında yaklaşık maliyet tutarının da açıklanacağını düzenler. Açıklanmadığı hâller ve gerekçeleri için yaklaşık maliyet ne zaman açıklanır rehberine bakılabilir.
Aralık dışında kalan teklif tutanaktan silinmeli mi?
Hayır. Aralık dışında kalmak teklifi geçersiz yapmaz; yalnızca o adımın veri grubuna girmemesi anlamına gelir. Değerlendirme dışı bırakılan teklif ile aralık dışında kalan teklif farklı şeylerdir.
Birim fiyat teklif cetvelindeki aritmetik hata hesabı etkiler mi?
Evet. 37 nci maddeye göre birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır; dolayısıyla sınır değer hesabına da girmez.
Tutanaktaki tutar ile teklif mektubundaki tutar farklıysa hangisi esas alınır?
Böyle bir farklılık, hesaba başlamadan önce ihale komisyonunca açıklığa kavuşturulması gereken bir durumdur. Hesap, komisyonun geçerli kabul ettiği teklif tutarları üzerinden yapılır.
İlgili Rehberler
- Sınır değer hesabına hangi teklifler dahil edilir?
- Sınır değer neden farklı çıkar? Veri girişi ve tutanak hataları
- Kısımlı ihalelerde her bölüm için ayrı hesaplama
- Yaklaşık maliyet ne zaman açıklanır?
- Excel ile sınır değer hesaplama: formüller ve adımlar
Bu içerik 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 36 ncı ve 37 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır ve bilgilendirme amaçlıdır; idarenin kararı yerine geçmez. Somut bir ihalede ihale dokümanı ve mevzuatın yürürlükteki hâli esas alınmalıdır.